Rimborsi spese – tracciabilità dei pagamenti
Oggetto: : i rimborsi spese – tracciabilità dei pagamenti
Con l’articolo 1 comma 81 della legge di stabilità 2025 < 30.12.2024 n. 207 > vengono modificati in modo significativo i criteri per la deduzione dei rimborsi spese.
La modifica interessa il reddito di “lavoro dipendente”, “lavoro autonomo” e di “impresa”. Per le imprese l’intervento riguarda anche le spese di rappresentanza e quelle per omaggi.
Le nuove disposizioni sono applicabili a partire dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024 (si tratta del 2025, per i soggetti con esercizio coincidente con l’anno solare).
Nel dettaglio è previsto quanto segue.
Articolo 51 Determinazione del reddito di lavoro dipendente
I rimborsi delle spese ai dipendenti per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea (sono in prevalenza i taxi e NCC) non concorrono a formare il reddito se i pagamenti di tali spese sono eseguiti con mezzi tracciati (assegno, bonifico, carte di credito etc..).
Ciò vale sia per le trasferte fuori comune che dentro comune.
E’ opportuno ricordare che i rimborsi spese relativi a trasferte nell’ambito del comune in cui si trova la sede di lavoro concorrono integralmente a formare il reddito del dipendente ad eccezione dei rimborsi spese di trasporto documentati.
Per effetto della assimilazione dei redditi dei collaboratori coordinati e continuativi e degli amministratori, a quelli dei dipendenti, la modifica riguarda anche i rimborsi spese a tali soggetti.
Articolo 54 Determinazione del reddito di lavoro autonomo
La modifica è uguale, è necessario quindi, ai fini della deducibilità dei rimborsi ai dipendenti, che le spese siano sostenute dagli stessi con metodi di pagamento tracciati. La stessa disciplina si estende anche agli eventuali rimborsi spese di tale natura addebitati analiticamente al committente del servizio; in questo caso il pagamento tracciato da parte del professionista è condizione necessaria per consentire la deducibilità al committente.
Va segnalato il corto circuito legislativo in quanto la modifica prevista all’articolo 54 dalla legge 30.12.2024 n. 207 non tiene conto delle modifiche a sua volta apportate dal D.Lgs 192/2024; entrambi i provvedimenti sono entrati in vigore il 31.12.2024 per cui non è chiara la collocazione normativa relativa al tracciamento delle spese citate.
Articolo 95 Spese per prestazioni di lavoro nelle imprese
Le spese sostenute direttamente (per i dipendenti e i professionisti) nonché i rimborsi analitici di tali spese ai dipendenti o ai professionisti sono deducibili, nei limiti fiscali, solo se il pagamento avviene con metodi tracciati (assegno, bonifico, carte di credito etc..).
Il sostenimento, invece, delle spese di trasferta (vitto e alloggio, viaggio e trasporto) dell’imprenditore (cioè non destinate ai dipendenti o ai professionisti) non soggiace a tale obbligo e pertanto le stesse potranno ancora essere pagate anche in contanti.
Articolo 108 Spese di rappresentanza nelle imprese
Le spese di rappresentanza e quelle per omaggi sono deducibili dal reddito di impresa se i pagamenti sono eseguito con metodi tracciati (assegno, bonifico, carte di credito etc..).
Si precisa che l’obbligo di pagamento con metodi tracciati non dovrebbe riguardare le spese di pubblicità e di sponsorizzazione che pertanto rimarrebbero deducibili anche se pagate in contanti.
La modifica non riguarda le spese di rappresentanza dei professionisti che quindi possono ancora essere pagate in contanti.
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Attesa la necessità di tracciare i pagamenti relativi a tali spese è necessario che i dipendenti paghino il servizio con metodi tracciati personali. In alternativa i dipendenti possono essere dotati di carta di credito aziendale; in questo caso il documento di spesa deve quindi essere intestato all’azienda o al professionista.
Per agevolare l'adeguamento della Vostra organizzazione al nuovo sistema, Vi suggeriamo di:
- dotare il personale di carte aziendali o altri strumenti di pagamento elettronico
- predisporre nuove procedure interne per la gestione delle spese
- implementare un efficace sistema di rendicontazione digitale
- verificare la conformità della documentazione in uso
I collaboratori dello Studio sono a disposizione per ogni ulteriore chiarimento.
Cordiali saluti.
Studio Tognetti Ass. Professionale
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