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CIRCOLARE 03

 

Oggetto: Obbligo di tracciabilità spese di trasferta e rappresentanza - novità del “Decreto Fiscale”.

                 

La Legge 30.12.2024 n. 207 (c.d. “Legge di bilancio 2025”) ha introdotto l’obbligo di utilizzare sistemi di pagamento tracciabili per garantire la non imponibilità e la deducibilità, dai redditi di impresa e di lavoro autonomo, nonché dalla base imponibile IRAP

• delle spese sostenute durante le trasferte di lavoratori dipendenti e autonomi
• delle spese di rappresentanza e di quelle per omaggi ai clienti.

 

Recentemente il Decreto Legge 17.6.2025 n. 84 (convertito nella legge 30.7.2025 n. 108), cd. “Decreto fiscale”, ha introdotto alcune novità e apportato alcune modifiche alla disciplina in esame che meritano un approfondimento.

Queste nuove disposizioni hanno un impatto significativo sulle procedure aziendali e richiedono pertanto un aggiornamento delle policy interne relative ai rimborsi e alla gestione delle trasferte.

 

SPESE DI TRASFERTA SOGGETTE A TRACCIABILITA’

Ai fini della non imponibilità in capo al soggetto che riceve il rimborso e della deducibilità in capo al datore di lavoro o committente, devono essere pagate con strumenti che consentono la tracciabilità dell’esborso le seguenti spese:

• vitto e alloggio (albergo e ristorante);
• viaggio;
• trasporto me­diante autoservizi pubblici non di linea (taxi e noleggio con conducente).

 

N.B.! Ai fini della deducibilità, il c.d. “Decreto fiscale” limita l’obbligo di tracciabilità alle spese sostenute in Italia e pertanto non interessa le spese sostenute all’estero, che possono essere anche pagate in contanti senza comprometterne la deducibilità.

 

STRUMENTI DI PAGAMENTO TRACCIABILI

Per strumenti di pagamento tracciabili si intendono:

• versamento bancario o postale;
• pagamento effettuato tramite un Istituto di moneta elettronica autorizzato mediante applicazione (app) via smartphone che, tramite l’inserimen­to di codice IBAN e numero di cellulare, permette al­l’utente di effettuare transazioni di denaro senza carta di credito o di debito e senza necessità di un dispositivo dotato di tecnologia NFC (es. satispay);
• telepedaggio collegato a un IBAN (es. telepass);

Non sono considerati tracciabili, a titolo esemplificativo, i seguenti mezzi di pagamento:

• i circuiti di credito commerciale attraverso cui avvengono scambi di beni e servizi e che non utilizzano nessuno dei sistemi di pagamento sopra elencati;
• il software realizzato allo scopo di rendere tracciabili i pagamenti eseguiti in contanti dai clienti, ad esempio perché non possiedono un conto corrente bancario, seppur detto sistema permetta di identificare i contribu­enti;
• il contante.

 

REDDITI DI LAVORO DIPENDENTE E ASSIMILATI

I rimborsi delle spese di trasferta, come individuate in precedenza, non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente solo se il lavoratore utilizza strumenti di pagamento tracciabili per effettuare il relativo pagamento.

È opportuno ricordare che i rimborsi spese relativi a trasferte nell’ambito del comune in cui si trova la sede di lavoro concorrono integralmente a formare il reddito del dipendente (ovvero risultano sempre tassati in capo al dipendente) ad eccezione dei rimborsi spese di viaggio e trasporto documentati.

 

N.B.! Il c.d. “Decreto Fiscale” ha esteso l’obbligo di tracciabilità anche con riferimento alle trasferte:

• dei collaboratori coordinati e continuativi;
• degli amministratori, titolari di redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente.

 

REDDITI DI LAVORO AUTONOMO

Per i lavoratori autonomi, le spese addebitate analiticamente al committente:

• relative a prestazioni alberghiere e di somministrazione di alimenti e bevande
• per viaggio
• di trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi e noleggio con conducente)

non formano reddito imponibile, a patto che le stesse siano sostenute mediante strumenti di pagamento tracciabili.

 

Gli obblighi di tracciabilità operano anche ai fini della deducibilità delle spese di trasferta dal reddito di lavoro autonomo, nel rispetto dei limiti ordinariamente previsti.

 

I rimborsi analitici corrisposti ai dipendenti o collaboratori sono deducibili dal reddito di lavoro autonomo nel limite di:

• 180,76 euro al giorno, per le trasferte effettuate in Italia;
• 258,23 euro al giorno, per le trasferte effettuate all’estero.
    

N.B.! Il c.d. “Decreto fiscale”, al fine di colmare il corto circuito legislativo generatosi con le modifiche apportate dal D.Lgs 192/2024, ha introdotto il nuovo comma 6-bis dell’art. 54-septies il quale prevede che l’obbligo di tracciabilità interessa le spese, sostenute in Italia, relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea, comprese quelle:

• sostenute direttamente in qualità di committente di incarichi conferiti ad altri lavoratori autonomi;
• rimborsate analiticamente ai dipendenti per le trasferte o ad altri lavoratori autonomi per l’esecuzione dell’incarico.

 

Rimborso spese tra professionisti

Si rammenta che dal 2025, le spese sostenute da un professionista nell’ambito dell’esecuzione di un incarico affidato da altro professionista e riaddebitate a quest’ultimo in modo analitico, non concorrono più alla formazione del reddito di lavoro autonomo e allo stesso tempo, gli oneri sostenuti non sono più deducibili dal reddito.

 

N.B.! Infine, con il c.d. “Decreto fiscale” è stato introdotto il nuovo comma 5-bis dell’art. 54-ter che prevede la deducibilità delle spese in esame, pagate mediante strumenti di pagamento tracciabili, nel caso in cui le stesse non siano effettivamente rimborsate:

• entro un anno dalla fattura se di importo, comprensivo del compenso ad esse relativo, non superiore a 2.500 euro

oppure

• per insolvenza del committente / infruttuosità della procedura esecutiva in capo al committente / prescrizione del credito.

 

REDDITI DI IMPRESA

I rimborsi spese effettuati nei confronti dei dipendenti e quelli analitici riconosciuti ai lavoratori autonomi di:

• prestazioni alberghiere e di somministrazione di alimenti e bevande
• viaggio
• trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi e noleggio con conducente)

sono deducibili dal reddito di impresa e dalla base imponibile IRAP, nel rispetto dei limiti ordinariamente previsti, solamente se i pagamenti avvengono attraverso sistemi di pagamento tracciabili.

Tali previsioni si applicano anche in relazione alle spese di trasferta analiticamente rimborsate dalle imprese per i collaboratori coordinati e continuativi, gli amministratori, nonché dagli imprenditori individuali e dei soci delle società di persone.

 

SPESE DI RAPPRESENTANZA E OMAGGI

Ai fini della deducibilità dal reddito d’impresa, sono soggette all’obbligo di pagamento mediante strumenti tracciabili anche le spese di cui all’art. 108 co. 2 del TUIR, vale a dire:

• le spese di rappresentanza;
• le spese relative a beni distribuiti gratuitamente di valore unitario non superiore a 50,00 euro (c.d. “spese per omaggi”)

inerenti, ossia strettamente correlate all’attività svolta dall’impresa, e nei limiti quantitativi fissati dal­l’art. 108 co. 2 del TUIR.

 

N.B.! Con il “Decreto fiscale” è esteso, ai lavoratori autonomi, l’obbligo di tracciabilità delle spese di rappresentanza (comprese quelle per l’acquisto / importazione di oggetti d’arte, antiquariato e collezione / beni destinati ad essere ceduti a titolo gratuito) ai fini della relativa deducibilità dal reddito di lavoro autonomo (sempre nel limite dell’1% dei compensi percepiti).

La novità in esame è applicabile alle spese di rappresentanza sostenute dal 18.6.2025 e pertanto per le spese sostenute:

• fino al 17.6.2025, la deducibilità è riconosciuta anche se pagate in contanti;
• dal 18.6.2025, la deducibilità è subordinata al pagamento delle stesse tramite mezzi tracciabili.

 

Dal momento che hanno diversa natura dalle spese di rappresentanza, sono escluse dai nuovi obblighi di tracciabilità:

• le spese di pubblicità;
• le spese di sponsorizzazione.

 

IMPATTI DELLE NOVITA’ – SUGGERIMENTI OPERATIVI

In assenza di indicazioni normative, per dimostrare al datore di lavoro o al committente di aver utilizzato i mezzi di pagamento tracciabili, il dipendente, collaboratore o consulente della società o del professionista dovrebbe, in alternativa:

• utilizzare una carta di credito o di debito a uso aziendale o professionale e stipulare apposito accordo sul metodo di utilizzo della carta;
• nel caso di “squadre” composte da più dipendenti, dotare di carta di credito o debito il capo squadra che avrà il compito di gestire i pagamenti di tali spese; stipulare apposito accordo sul metodo di utilizzo della carta;
• avvalersi di apposite piattaforme che sono convenzionate con i ristoranti; in tal caso normalmente il pagamento avviene mediante bonifico bancario alla piattaforma;
• stipulare apposite convenzioni direttamente con i ristoranti;
• consegnare al datore di lavoro o al committente le fotocopie degli scontrini dei POS rilasciati, ad esempio, dal tassista o dal conducente, nelle ipotesi in cui non si disponga di una carta aziendale e si debba quindi eseguire il pagamento con propri strumenti tracciabili.

 

Nel caso in cui le spese siano sostenute da professionisti, sembra opportuno che, nella lettera d’in­carico, sia previsto che il pagamento delle spese soggette ai nuovi obblighi di tracciabilità avvenga con i suddetti strumenti tracciabili.

 

 

I collaboratori dello Studio sono a disposizione per ogni ulteriore chiarimento.

 

Cordiali saluti.

Studio Tognetti Ass. Professionale

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