CIRCOLARE 6

Whistleblowing

 

Oggetto: Istituzione e gestione canali di segnalazioni interna in materia di “Whistleblowing”

                 

Con il decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 è stata recepita nell’ordinamento italiano la direttiva UE 2019/1937 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione” (cd. disciplina whistleblowing).

Whistleblowing è un termine di origine anglosassone utilizzato per individuare il soggetto che segnala al datore di lavoro, pubblico o privato, la possibile commissione di violazioni penali, civili o amministrative. Tale soggetto può effettuare la segnalazione in via anonima, ovvero qualora si identifichi deve esserne garantita e tutelata la riservatezza.

In sintesi la normativa impone di avere dei canali informativi all’interno dell’azienda attraverso i quali il “segnalante” possa segnalare alla società/ente dei fatti che non sono conformi alle normative o che sono lesivi di un interesse pubblico, garantendone la tutela e la riservatezza, adottando tutte le misure organizzative, informatiche e fisiche per garantire che i dati personali trattati non siano soggetti a rischi di accesso abusivo, di perdita o di trattamento illecito, facendo riferimento alle prescrizioni del GDPR.

Le nuove Linee Guida in materia sono state adottate dall’Autorità nazionale Anticorruzione (ANAC) con delibera del 12 luglio 2023.

Con la presente informativa si intende porre particolare attenzione ai risvolti della nuova disciplina sui soggetti del settore privato che, hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media di lavoratori subordinati da 50 e fino a 249 dipendenti in quanto tali soggetti hanno l’obbligo di istituire entro il 17.12.2023. i canali di segnalazione interna in materia di whistleblowing.

 

SOGGETTI OBBLIGATI

La nuova normativa si applica, oltre che ai soggetti pubblici, anche ai soggetti del settore privato che:

1. hanno impiegato, nell’ultimo anno, la media di almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato;
2. rientrano nei c.d. “settori sensibili” (settori dei servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, nonché della sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente), a prescindere dal numero dei dipendenti;
3. sono diversi dai soggetti di cui al punto b) e sono dotati di un modello di organizzazione e gestione 231, a prescindere dal numero dei dipendenti.

 

L’ANAC ha precisato che ai fini del calcolo della media dei lavoratori impiegati negli enti del settore privato deve farsi riferimento al valore medio degli addetti al 31/12 dell’anno solare precedente a quello in corso, contenuto nelle visure camerali. Quando l’impresa è di nuova costituzione, considerato che il dato in questione viene aggiornato trimestralmente, va preso come riferimento il valore medio calcolato nell’ultima visura.

 

OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE

Le segnalazioni sono definite come le informazioni, compresi i fondati sospetti, su violazioni già commesse o non ancora commesse (ma che, sulla base di elementi concreti, potrebbero esserlo), nonché su condotte volte ad occultarle (es. occultamento o distruzione di prove).

 

La nuova disciplina si applica alle violazioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui i soggetti segnalanti siano venuti a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato; possono riguardare la normativa nazionale o quella europea.

 

In particolare, tra le violazioni della normativa nazionale vi rientrano:

• gli illeciti amministrativi, contabili, civili o penali diversi da quelli specificamente individuati come violazioni del diritto europeo;
• le condotte illecite rilevanti con riferimento ai reati previsti dal DLgs. 231/2001 e le violazioni dei modelli di organizzazione e gestione previsti nel DLgs. 231/2001, non riconducibili alle violazioni del diritto europeo.

 

Per quanto riguarda invece le violazioni previste dalla normativa europea, il riferimento è alle seguenti:

• illeciti relativi ai seguenti settori: contratti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione Europea;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali;
• atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni dell'Unione Europea nei settori indicati ai punti

 

Sono escluse dall’ambito di applicazione della nuova disciplina le segnalazioni:

• legate a un interesse personale del segnalante, che attengono ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate;
• in materia di sicurezza e difesa nazionale;
• relative a violazioni già regolamentate in via obbligatoria in alcuni settori speciali, alle quali continua dunque ad applicarsi la disciplina di segnalazione ad hoc (servizi finanziari, prevenzione riciclaggio, terrorismo, sicurezza nei trasporti, tutela dell’ambiente).

 

ADEMPIMENTI CONNESSI

AI CANALI DI SEGNALAZIONE INTERNA

Le segnalazioni possono essere effettuate tramite:

1. un canale interno all’ente;
2. un canale esterno all’ente, istituito e gestito dall’ANAC;
3. la divulgazione pubblica.

 

Di seguito si espongono le modalità di predisposizione e attivazione dei canali di segnalazione interna in quanto di primario interesse per le aziende che devono adottarli entro il 17.12.2023.

I canali di segnalazione interna vanno predisposti e attivati dopo aver sentito le rappresentanze o le organizzazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale al fine di acquisirne eventuali osservazioni.

Occorre definire in un atto organizzativo interno, adottato dall’organo amministrativo, le procedure per il ricevimento delle segnalazioni e per la loro gestione, in cui si deve almeno precisare:

• il ruolo e i compiti dei soggetti che gestiscono le segnalazioni;
• le modalità e i termini di conservazione dei dati, appropriati e proporzionati in relazione alla procedura di whistleblowing e alle disposizioni di legge.

Per essere ritenuti adeguati, tali canali, devono essere idonei ad assicurare la riservatezza dell’identità del segnalante e delle persone coinvolte (segnalato, facilitatore, eventuali altri terzi), del contenuto della segnalazione e della documentazione a essa relativa.

Per quanto attiene agli strumenti concreti attraverso cui attivare il canale di segnalazione interno, è previsto che le segnalazioni possono essere effettuate secondo diverse modalità:

• in forma scritta “cartacea” o con modalità informatiche;
• in forma orale, attraverso linee telefoniche dedicate o sistemi di messaggistica vocale e, su richiesta del segnalante, attraverso un incontro diretto con il gestore della segnalazione, che deve essere fissato entro un tempo

 

L’impresa è obbligata pertanto a predisporre sia il canale scritto - analogico e/o informatico - che quello orale.

 

Con particolare riferimento allo strumento informatico, le Linee Guida ANAC, in linea con il parere reso dal Garante per la protezione dei dati personali, escludono espressamente che la posta elettronica ordinarie e la PEC siano strumenti adeguati a garantire la riservatezza. Pertanto, l’unico strumento informatico adeguato è da individuarsi nella piattaforma on-line.

Con riferimento, invece, alla modalità scritta analogica, l’ANAC, nelle sue Linee Guida, suggerisce, ad esempio, di prevedere che la segnalazione, qualora non sia effettuata in forma anonima, venga inserita in due buste chiuse, includendo, nella prima, i dati identificativi del segnalante, unitamente a un documento di identità; nella seconda, l’oggetto della segnalazione; entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta riportando, all’esterno, la dicitura “riservata al gestore della segnalazione”.

La scelta tra piattaforma on-line e modalità analogica/cartacea è una valutazione rimessa alla singola impresa, in funzione di diverse considerazioni riconducibili al contesto, alla dimensione aziendale, alla funzionalità rispetto allo scopo e al livello di sicurezza e riservatezza garantito dalle soluzioni adottate.

Per poter ricorrere al canale esterno di segnalazione istituito dall’ANAC, occorre che si verifichi una delle seguenti condizioni:

1. nel suo contesto lavorativo non è prevista l’attivazione del canale interno come obbligatoria o, se prevista, non è stata attivata;
2. la segnalazione non ha avuto seguito;

• ha fondati motivi di ritenere che se effettuasse la segnalazione interna questa non avrebbe seguito o che andrebbe incontro a ritorsioni;

1. ha fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico

 

GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE

La gestione del canale di segnalazione interno può essere affidata:

• a una persona fisica interna all’impresa;
• a un ufficio interno all’impresa;
• a un soggetto esterno.

Tali soggetti devono essere dotati di autonomia e specificamente e adeguatamente formati alla gestione delle segnalazioni.

Il Decreto disciplina la gestione del canale di segnalazione prevedendo una procedura composta da diverse attività e fasi.

 

Ricezione della segnalazione

Il gestore della segnalazione deve rilasciare al segnalante l’avviso di ricevimento entro sette giorni dalla presentazione della segnalazione stessa.

 

Istruttoria e accertamento della segnalazione

Gli uffici o la persona incaricati di gestire le segnalazioni assicurano che siano effettuate tutte le opportune verifiche sui fatti segnalati.

Una volta completata l’attività di accertamento, il gestore della segnalazione può:

• archiviare la segnalazione perché infondata, motivandone le ragioni;
• dichiarare fondata la segnalazione e rivolgersi agli organi/funzioni interne competenti per i relativi seguiti (es. il management aziendale o il responsabile risorse umane).

Tutte le fasi dell’attività di accertamento devono essere sempre tracciate e archiviate.

 

Riscontro al segnalante

Il gestore della segnalazione deve fornire un riscontro al segnalante, entro tre mesi dalla data di avviso di ricevimento o - in mancanza di tale avviso - entro tre mesi dalla data di scadenza del termine di sette giorni per tale avviso.

Il riscontro consiste nel comunicare al segnalante:

• l’avvenuta archiviazione della segnalazione, motivandone le ragioni;
• l’avvenuto accertamento della fondatezza della segnalazione e la sua trasmissione agli organi interni competenti;
• l’attività svolta fino a questo momento e/o l’attività che intende

 

SISTEMA SANZIONATORIO

È applicabile una sanzione amministrativa da 10.000,00 a 50.000,00 euro quando viene accertato che:

1. la persona fisica individuata come responsabile abbia commesso ritorsioni;
2. la persona fisica individuata come responsabile abbia ostacolato la segnalazione o abbia tentato di ostacolarla;
3. la persona fisica individuata come responsabile abbia violato l’obbligo di riservatezza di cui all’art. 12 del lgs. n. 24/2023. Restano salve le sanzioni applicabili dal Garante per la protezione dei dati personali per i profili di competenza in base alla disciplina in materia di dati personali146;
4. non sono stati istituiti canali di segnalazione. In tal caso responsabile è considerato l’organo di indirizzo sia negli enti del settore pubblico che in quello Tale organo coincide principalmente con l’organo amministrativo;
5. non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l’adozione di tali procedure non è conforme a quanto previsto dal decreto. In tal caso responsabile è considerato l’organo di indirizzo sia negli enti del settore pubblico che in quello privato. Tale organo coincide principalmente con l’organo amministrativo;
6. non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni In tal caso responsabile è considerato il gestore delle segnalazioni.

 

È invece prevista una sanzione da 500 a 2.500 euro, quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità civile della persona segnalante per diffamazione o calunnia nei casi di dolo o colpa grave.

 

 

 

 

 

 

 

I collaboratori dello Studio sono a disposizione per ogni ulteriore chiarimento.

 

Cordiali saluti.

Studio Tognetti Ass. Professionale

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